Řízení úspěšných IT projektů

IS/IT jako nezbytná součást inovativních projektů

Dodávka takového projektu musí obsahovat nejen stroje a zařízení nebo návrhy na odstranění existujících fyzických nosičů, ale také návrh nových procesů a systémů, které veškeré „železo“ rozpohybují a budou jej ovládat a řídit. Součástí projektů proto musí být i dodávka softwaru pro řízení veškeré technologie.

Přístupů k vedení IS/IT projektů je mnoho, nejčastěji používané metodiky jsou „waterfall“ a „agile“. Waterfall, tedy metoda vodopádu, řeší projekt v jasné rovné linii, všechny kroky od definice cílů po finální akceptaci jsou postupné; naproti tomu stojí metoda „agile“, tedy metoda rychlá, dynamická, flexibilně se přizpůsobující aktuální situaci a také rychle přinášející výstupy, i když jsou v prvních fázích jen částečné.

Vodopádová metoda je starší a obecně se více hodí pro projekty, které zahrnují vyšší míru fyzických dodávek, znamenají dodávku nových funkčností do stávajících systémů nebo jsou součástí komplexní dodávky měnící významnou část procesů firmy. Agilní metodika se více hodí při projektech přinášejících jen SW řešení nebo aplikaci, případně u projektu samostatně stojícího s minimálním zásahem do okolních procesů a nejasně definovanými požadavky na systém.

Jak si metodu správně vybrat a co by vás při přípravě projektů mělo zajímat? Kapitoly níže vycházejí z waterfallového přístupu k řízení, se kterým se v průmyslu setkáváme častěji, ale popsali jsme pro vás tipy, na co si dát pozor i při agilních projektech.

Poctivá příprava je základ

Pokud se ve firmě rozhodnete pro implementaci nového projektu, začněte nejdříve se „studií proveditelnosti“, tedy zhodnocením, zda jsou dostupné zdroje schopné zajistit požadavky jednak na logiku procesů, které chcete mít zastřešené systémem, ale také požadavky na průtok, kapacitu, výkony a další parametry, které lze u technologií definovat. Na základě výstupů zhodnotíte, zda korespondují s vizí a strategií firmy a zároveň přinesou očekávané finanční nebo konkurenční výhody.

Po odsouhlasení a rozhodnutí daný projekt implementovat přichází na řadu období přípravy podkladů. Pokud jste schopni říct jasné zadání toho, co od dodavatelů budete chtít, jaký bude rozsah dodávky, a máte jasně definovaný rozpočet, pak se přikloňte k vodopádové metodě a začněte sepisovat detailní požadavky a termínové plány. Jako průvodce a pomocnou ruku může být vhodné najmout si externího konzultanta, který není ovlivněn vztahy ve firmě ani „provozní slepotou“.

Při plánování dodávky pro IT části projektů je důležité začít u procesů a analyzovat jejich současný stav. Během mapování procesů je potřeba identifikovat, které části budou probíhat s pomocí technologie, které manuálně pracovníky firmy nebo dodavatele, a kam naopak začleníme činnosti, které bude vykonávat pouze systém. Ideální je potkat se v týmu zástupců různých oddělení, vše dát na papír a diskutovat nad návrhy; takto dostanete cennou zpětnou vazbu od svých zaměstnanců.

Poté si sepište, co vše chcete, aby uživatel (operátor, vedoucí směny, plánovač logistiky) v rámci systému dělal, např. „chci vytvořit objednávku“, „systém na základě stavu zásob automaticky objednává další zásoby“ nebo „při neexistenci úkolu přeskladni materiál na bližší skladovou pozici“. Zároveň zvažte, jaké nástroje pro zmíněné činnosti jsou pro uživatele nejvhodnější (PC terminál, mobilní zařízení, pick‑to systémy) a zda rozhodnutí o použitých nástrojích chcete a umíte učinit ihned, nebo raději budete nejprve chtít představení fyzických částí IT systémů od dodavatele.

Tyto požadavky si evidujte, protože z nich pak budete vy nebo váš konzultant vycházet při tvorbě funkční specifikace, tj. dokumentu, ve kterém popíšete, co od systému z pohledu klienta očekáváte. V momentě, kdy máte vyjasněny všechny základní požadavky, se funkční specifikace stane spolu s návrhy nových procesů nedílnou součástí zadávací dokumentace a poslouží dodavatelům jako podklad pro tvorbu návrhu řešení a cenových nabídek.

V případě, že vaše představy jsou spíše nejasné, záměr projektu je obecnější a jste připraveni věnovat čas a energii společné tvorbě výstupů s dodavatelem, zvolte agilní metodiku, pomocí které budete postupovat po kratších krocích a celé řešení postupně společně utvářet.

Na výběr dodavatele nespěchejte

Všechno má svůj čas a při výběrovém řízení to platí dvojnásob. S dodavateli pravidelně komunikujte, setkávejte se a spolupracujte s nimi nad návrhy řešení. Vše si nechte zpracovat a vysvětlit do detailní nabídky, na jejímž základě se budete rozhodovat. Ujistěte se, že dodavatelé mají veškeré informace zveřejněné a k dispozici, a buďte striktní při vyžadování a dodržování termínů pro odevzdání nabídek.

Pro vyhodnocení dodavatelských návrhů doporučujeme připravit si hodnoticí kritéria (ideálně i s váhami podle důležitosti), která odrazí priority vaše a vaší firmy. Volte je tak, abyste dokázali jednotlivá řešení vzájemně porovnat nezávisle na způsobu řešení.

U fyzické technologie mezi sledované a hodnocené parametry můžete zařadit výkony za jednotku času, rychlosti technologických částí, snadnost ovládání a přístupnost pro údržbu nebo nároky technologie na plochu či výšku. Při soupisu parametrů pro řídicí systém dejte důraz na to, zda se jedná o krabicové řešení, nebo nově dodávaný SW, jaká je možnost konfigurace uživatelských rolí, nastavení obrazovek pro obsluhu, rychlost odezvy, integrovatelnost nového systému do vašich existujících systémů nebo třeba délka a dostupnost podpory pro řešení chyb a výpadků.

V agilním světě se rozpad položek a odhady termínů nacházejí také, ale budou se vždy týkat pouze nejbližších a jasně vymezených aktivit až do nejbližšího, předem s dodavatelem dohodnutého milníku.

Nejnižší nabídka nemusí být nejvýhodnější

Kromě hodnoticích kritérií vstupuje do rozhodování managementu i cena navrhovaného řešení. Pro větší transparentnost a pro usnadnění výběru nejlepšího dodavatele si můžete připravit detailní šablonu pro cenový rozpad, kterou budete požadovat jako nutnou součást podané nabídky.

Veškeré položky dodávaného řešení si nechte nacenit tak, abyste je dokázali vzájemně porovnat. Nezapomeňte ani na nacenění podpory systému, poplatky za licence v dalších letech, samotný vývoj a například podporu náběhu nebo další finance nutné pro budoucí provoz systémů.

Cenový rozpad nemá sloužit k zacházení do nejmenších detailů, není všespásný a už vůbec nebude odpovídat časovému plánu projektu nebo fakturačním milníkům. Má ale být nastaven tak, aby alespoň zhruba ukázal, v čem se cenově liší různá řešení jednotlivých dodavatelů.

Při rozhodování o výběru dodavatele nejnižší cena neznamená automaticky nejvýhodnější projekt. Do celkové ceny je potřeba započítat také nutné položky pro podporu, údržbu a rozvoj v budoucnu; zejména jde o podporu při testování, nasazení a ostrém startu, frekvenci dodávek nových verzí, opravy chyb a způsob, jak do systému dodavatel bude dodávat nové funkčnosti. Důležitá je i samotná spolupráce s dodavatelem (rychlost reakcí na požadavky, způsoby komunikace, profesionální jednání a vystupování), která ovlivňuje i ochotu vašich zaměstnanců spolupracovat.

Důležitou součástí nabídky jsou reference u jiných zákazníků; pokud vám to čas dovolí, dohodněte se s potenciálním dodavatelem na referenční návštěvě.

Doporučení na závěr

Závěrem dodáváme několik podnětů k zamyšlení. Především zvažte kapacity svých vlastních lidí. Každý projekt vyžaduje čas, energii a ochotu vašich pracovníků během všech fází – při přípravě kvalitních podkladů, jednání s potenciálními dodavateli a jejich výběru i samotné implementaci nového řešení. Pokud vaši pracovníci tráví hodně času běžnou operativou nebo nemají dostatečné zkušenosti s projektovým vedením, zvažte, zda nebude jednodušší řízení projektu outsourcovat.

Další výhodou externisty je nový náhled na vaši firmu a nestrannost. Lidé, kteří pracují ve firmě moc dlouho, s časem přestávají vnímat některé detaily, protože si na ně již zvykli; nebo se jim zdá, že něco není možné, protože se na věc neumějí podívat z jiného úhlu nebo nemají vhodné analytické nástroje a metodiky.

Pokud se rozhodnete jít cestou agilního vedení projektu, buďte připraveni na intenzivnější nároky na součinnost při tvorbě řešení a nutnost rychlejšího rozhodování za situace, kdy můžete mít nekompletní informace a odhady.

Veškeré kroky zmíněné výše by vám měly umožnit předejít komplikacím, prodlevám a nejasnostem během celého životního cyklu projektu. Nezávisle na zvolené metodě dodávek se nezapomeňte pravidelně informovat o průběhu projektu u dodavatelů i svých vlastních pracovníků – ušetříte si práci a nervy během realizace i dalšího provozu.

Vyšlo v internetovém magazínu systemonline.cz. Máte‑li zájem o naše služby, napište nám.

Tatiana Murániová – IT business analytik v Logio

Tatiana Murániová se během více než 3 let ve společnosti Logio věnovala klientům z oboru automotive. Její specializací je IT a business analýza, procesní analýza a optimalizace, zpracování a tvorba požadavků na informační systémy a dozor při jejich implementaci.

Přemysl Chodura – IT business analytik v Logio

Přemysl Chodura působí ve společnosti Logio 4 roky a za tu dobu se podílel na projektech pro klienty převážně v oboru automotive a jejich dodavatelů. Specializuje se na mapování, analýzu a optimalizaci procesů, IT a business analýzu pro dodavatele informačních systémů a dozor při implementaci IS.